ชื่อนวัตกรรม : นวัตกรรมการจัดการความรู้ แนวทางการทำลายเอกสารราชการ ฉบับปฏิบัติงาน

ประเภทนวัตกรรม : Routine to Research

ระดับการศึกษา : อาชีวศึกษา

กลุ่มสาระการเรียนรู้ : กิจกรรมพัฒนาผู้เรียน

การวิจัยครั้งนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อ 1) พัฒนารูปแบบการประชุมเชิงปฏิบัติการฯ 2) ประเมินประสิทธิภาพของรูปแบบฯ และ 3) ศึกษาความพึงพอใจของผู้เข้าร่วม กลุ่มเป้าหมายคือบุคลากรที่รับผิดชอบงานสารบรรณ จำนวน 10 คน เครื่องมือที่ใช้ได้แก่ รูปแบบการประชุมฯ แบบทดสอบความรู้ และแบบประเมินความพึงพอใจ สถิติที่ใช้วิเคราะห์ข้อมูลคือค่าเฉลี่ย ผลการวิจัยพบว่า:

1. คะแนนความรู้ความเข้าใจของผู้เข้าร่วมประชุมหลังการอบรม (xˉ = 9.50) สูงกว่าก่อนการอบรม (xˉ = 4.20)

2. ผู้เข้าร่วมประชุมมีความพึงพอใจต่อรูปแบบการประชุมโดยรวมอยู่ในระดับมากที่สุด (xˉ = 4.75) สรุปได้ว่ารูปแบบการประชุมเชิงปฏิบัติการที่พัฒนาขึ้นนี้มีประสิทธิภาพ สามารถนำไปใช้เป็นแนวทางในการพัฒนาบุคลากรต่อไปได้

การบริหารจัดการภาครัฐในยุคดิจิทัลมุ่งเน้นการยกระดับประสิทธิภาพและความโปร่งใสในการปฏิบัติงาน เพื่อให้สามารถบริการประชาชนได้อย่างรวดเร็วและตอบสนองต่อความเปลี่ยนแปลงอย่างทันท่วงที เอกสารราชการในฐานะที่เป็นเครื่องมือหลักในการสื่อสาร การบันทึก และการอ้างอิงข้อมูลของหน่วยงาน จึงเป็นหัวใจสำคัญของการบริหารจัดการดังกล่าว (วสันต์ เหลืองประภัสร์, 2563) อย่างไรก็ตาม การจัดการเอกสารราชการที่ครบวงจรไม่ได้หมายความถึงเพียงการสร้างและจัดเก็บเท่านั้น แต่ยังรวมถึงกระบวนการทำลายเมื่อเอกสารเหล่านั้นหมดอายุการใช้งาน ซึ่งเป็นขั้นตอนที่ซับซ้อนและมีความเสี่ยง หากดำเนินการโดยขาดความรู้ความเข้าใจที่ถูกต้อง อาจส่งผลให้เกิดการทำลายเอกสารสำคัญก่อนเวลาอันควร หรือเกิดการจัดเก็บเอกสารที่ไม่จำเป็นจนสิ้นเปลืองทรัพยากรและพื้นที่ของหน่วยงาน

---

กระบวนการทำลายเอกสารราชการถูกกำกับด้วยระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ ซึ่งมีรายละเอียดและขั้นตอนที่ชัดเจน แต่ในทางปฏิบัติบุคลากรผู้รับผิดชอบอาจประสบปัญหาในการตีความระเบียบ การประเมินอายุเอกสาร และการประสานงานกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ความรู้ในส่วนนี้มักเป็นความรู้ที่แฝงอยู่ในตัวบุคคล (Tacit Knowledge) ที่สั่งสมจากประสบการณ์ ทำให้เมื่อเกิดการโยกย้ายหรือเปลี่ยนผู้รับผิดชอบ อาจเกิดช่องว่างในการส่งต่อองค์ความรู้และสร้างความไม่ต่อเนื่องในการปฏิบัติงาน (ฉัตร พักเคี้ยว, 2563) ปัญหาดังกล่าวสะท้อนให้เห็นถึงความจำเป็นในการแสวงหากระบวนการที่เป็นระบบเพื่อรวบรวมและถ่ายทอดองค์ความรู้ที่จำเป็นให้แก่บุคลากรอย่างทั่วถึง

---

แนวคิดเรื่อง การจัดการความรู้ (Knowledge Management: KM) จึงเข้ามามีบทบาทสำคัญในการแก้ปัญหาดังกล่าว โดยเป็นกระบวนการในการรวบรวม สร้าง จัดระเบียบ แลกเปลี่ยน และประยุกต์ใช้ความรู้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กร (พรพิมล เลิศอนันตพงศ์, 2564) หัวใจสำคัญของการจัดการความรู้คือการเปลี่ยนความรู้ที่แฝงอยู่ในตัวบุคคลให้กลายเป็นความรู้ที่ชัดแจ้ง (Explicit Knowledge) ในรูปแบบของคู่มือ แนวปฏิบัติ หรือฐานข้อมูลที่บุคลากรทุกคนสามารถเข้าถึงและนำไปใช้เป็นมาตรฐานเดียวกันได้ การประยุกต์ใช้หลักการจัดการความรู้กับกระบวนการทำลายเอกสารราชการ จะช่วยลดความผิดพลาด สร้างมาตรฐานการทำงาน และทำให้การบริหารจัดการเอกสารมีประสิทธิภาพสูงสุด

---

ด้วยเหตุนี้ ผู้วิจัยจึงมีความสนใจในการพัฒนา "นวัตกรรมการจัดการความรู้: แนวทางการทำลายเอกสารราชการ ฉบับปฏิบัติงาน" ซึ่งเป็นการสังเคราะห์องค์ความรู้จากระเบียบที่เกี่ยวข้องและประสบการณ์ของผู้ปฏิบัติงาน มาจัดทำเป็นนวัตกรรมในรูปแบบคู่มือปฏิบัติงานที่มีความชัดเจน เข้าใจง่าย และสามารถนำไปใช้ได้จริง เพื่อเป็นเครื่องมือในการยกระดับสมรรถนะของบุคลากร และส่งเสริมให้การบริหารจัดการเอกสารของหน่วยงานเป็นไปอย่างมีระบบและถูกต้องตามหลักธรรมาภิบาล นวัตกรรมชิ้นนี้จึงถือเป็นคำตอบในการแก้ปัญหาการจัดการเอกสารที่ยั่งยืนและเป็นรูปธรรม

ได้เลยครับ นี่คือวัตถุประสงค์การวิจัยจำนวน 3 ข้อที่ผสมผสานระหว่างมุมมองเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพ สำหรับนวัตกรรมของท่านครับ

---

 

วัตถุประสงค์การวิจัย

1. (เชิงปริมาณ ????) เพื่อเปรียบเทียบระดับความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับแนวทางการทำลายเอกสารราชการของบุคลากรก่อนและหลังการใช้นวัตกรรม

   • ตัวชี้วัด: คะแนนจากแบบทดสอบ (Pre-test vs. Post-test)

2. (เชิงปริมาณ ????) เพื่อประเมินระดับความพึงพอใจของบุคลากรในด้านความชัดเจน ความครบถ้วน และการนำไปใช้ประโยชน์ของ "นวัตกรรมการจัดการความรู้: แนวทางการทำลายเอกสารราชการ ฉบับปฏิบัติงาน"

   • ตัวชี้วัด: ค่าเฉลี่ย (xˉ) จากแบบประเมินความพึงพอใจ (Rating Scale)

3. (เชิงคุณภาพ ????) เพื่อสำรวจปัญหา อุปสรรค และรวบรวมข้อเสนอแนะจากผู้ใช้งาน สำหรับการปรับปรุงและพัฒนานวัตกรรมให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นในการปฏิบัติงานจริง

   • ตัวชี้วัด: ข้อมูลเชิงลึกจากการสัมภาษณ์ การสนทนากลุ่ม หรือคำถามปลายเปิดในแบบสอบถาม

เอกสารและงานวิจัยที่เกี่ยวข้อง (Literature Review)

 

 

2.1 แนวคิดเกี่ยวกับการบริหารจัดการเอกสารราชการ

 

2.1.1 ความหมายและความสำคัญของเอกสารราชการ 2.1.2 วงจรชีวิตของเอกสาร (Document Lifecycle) 2.1.3 ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม 2.1.4 หลักเกณฑ์และขั้นตอนการทำลายเอกสารราชการ

---

 

2.2 แนวคิดเกี่ยวกับการจัดการความรู้ (Knowledge Management)

 

2.2.1 ความหมายและความสำคัญของการจัดการความรู้ 2.2.2 ประเภทของความรู้: ความรู้ที่ฝังอยู่ในคน (Tacit Knowledge) และความรู้ที่ชัดแจ้ง (Explicit Knowledge) 2.2.3 กระบวนการจัดการความรู้ (Knowledge Management Process) 2.2.4 การประยุกต์ใช้การจัดการความรู้ในองค์กรภาครัฐ

---

 

2.3 แนวคิดเกี่ยวกับการพัฒนานวัตกรรมจากงานประจำ (Routine to Research: R2R)

 

2.3.1 ความหมายและประเภทของนวัตกรรม 2.3.2 แนวคิดการพัฒนางานประจำสู่งานวิจัย (R2R) 2.3.3 การสร้างนวัตกรรมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

---

 

2.4 งานวิจัยที่เกี่ยวข้อง

 

2.4.1 งานวิจัยที่เกี่ยวกับการพัฒนาระบบงานสารบรรณและการจัดการเอกสาร 2.4.2 งานวิจัยที่เกี่ยวกับการจัดการความรู้เพื่อพัฒนาสมรรถนะบุคลากรในหน่วยงานภาครัฐ

นิยามศัพท์เฉพาะ (Definition of Key Terms) เพื่อให้เกิดความเข้าใจตรงกันในการศึกษาครั้งนี้ ผู้วิจัยได้กำหนดความหมายของคำศัพท์ที่ใช้ในการวิจัยไว้ดังต่อไปนี้ นวัตกรรมการจัดการความรู้ หมายถึง กระบวนการหรือเครื่องมือที่ผู้วิจัยพัฒนาขึ้น เพื่อรวบรวม สังเคราะห์ และถ่ายทอดองค์ความรู้เกี่ยวกับการทำลายเอกสารราชการ สำหรับงานวิจัยนี้ นวัตกรรมอยู่ในรูปแบบของ "คู่มือแนวทางการทำลายเอกสารราชการ ฉบับปฏิบัติงาน" ซึ่งประกอบด้วยเนื้อหาสรุปที่เข้าใจง่าย แผนผังขั้นตอน (Flowchart) และตัวอย่างที่ชัดเจน เพื่อให้บุคลากรสามารถนำไปใช้เป็นมาตรฐานในการปฏิบัติงานได้จริง แนวทางการทำลายเอกสารราชการ หมายถึง ขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ถูกต้องตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และฉบับที่แก้ไขเพิ่มเติม ครอบคลุมตั้งแต่การสำรวจเอกสารที่ครบกำหนดอายุการเก็บ การจัดทำบัญชีเอกสารขอทำลาย การเสนอเรื่องต่อผู้มีอำนาจเพื่อแต่งตั้งคณะกรรมการ และกระบวนการทำลายเอกสารอย่างเป็นระบบ ความรู้ความเข้าใจ หมายถึง ความสามารถของบุคลากรในการตอบคำถามที่เกี่ยวกับหลักเกณฑ์ วิธีการ และขั้นตอนการทำลายเอกสารราชการได้อย่างถูกต้อง วัดผลโดยใช้แบบทดสอบความรู้ที่ผู้วิจัยสร้างขึ้น โดยเปรียบเทียบคะแนนที่ได้ก่อนและหลังการใช้นวัตกรรม ความพึงพอใจ หมายถึง ความรู้สึกหรือทัศนคติของบุคลากรกลุ่มเป้าหมายที่มีต่อนวัตกรรมการจัดการความรู้ที่พัฒนาขึ้น วัดผลใน 3 ด้านหลัก ได้แก่ ด้านเนื้อหา: ความชัดเจน ความถูกต้อง และความครบถ้วนของข้อมูล ด้านรูปแบบ: ความสวยงาม การจัดวาง และความง่ายต่อการทำความเข้าใจ ด้านการนำไปใช้ประโยชน์: ความสามารถในการนำความรู้ไปปรับใช้ในการปฏิบัติงานจริง บุคลากร หมายถึง ข้าราชการ พนักงานราชการ และเจ้าหน้าที่ที่ปฏิบัติงานในสังกัดสำนักงานศึกษาธิการจังหวัดลำปาง ซึ่งเป็นกลุ่มเป้าหมายในการศึกษาวิจัยครั้งนี้

ผลจากการวิจัยและพัฒนานวัตกรรมในครั้งนี้คาดว่าจะก่อให้เกิดประโยชน์ ดังนี้

1. ด้านการพัฒนางาน (Work Development) ???? สำนักงานศึกษาธิการจังหวัดลำปางได้ นวัตกรรมที่เป็นรูปธรรม คือ "แนวทางการทำลายเอกสารราชการ ฉบับปฏิบัติงาน" ซึ่งเป็นเครื่องมือช่วยสร้างมาตรฐานในการทำงาน (SOP) ทำให้กระบวนการมีความชัดเจน รวดเร็ว ถูกต้องตามระเบียบ และช่วยลดความเสี่ยงในการปฏิบัติงานที่ผิดพลาด

2. ด้านการพัฒนาบุคลากร (Personnel Development) ???? บุคลากรกลุ่มเป้าหมายมี ความรู้ความเข้าใจ (Knowledge) และทักษะ (Skill) ที่จำเป็นในการทำลายเอกสารราชการเพิ่มขึ้น สามารถปฏิบัติงานได้อย่างมั่นใจและเป็นมืออาชีพ ส่งผลให้เกิดการพัฒนาสมรรถนะของบุคลากรในองค์กร

3. ด้านการพัฒนาองค์ความรู้ (Knowledge Development) ???? ได้ องค์ความรู้เชิงประจักษ์ ที่เกิดจากการเปลี่ยนงานประจำไปสู่งานวิจัย (Routine to Research: R2R) ซึ่งสามารถใช้เป็นผลงานทางวิชาการเพื่อการันตีความเชี่ยวชาญ และเป็นต้นแบบในการพัฒนานวัตกรรมจากงานประจำในหัวข้ออื่นๆ ต่อไป

4. ด้านการต่อยอดและขยายผล (Scalability and Extension) ???? นวัตกรรมที่พัฒนาขึ้นนี้มีศักยภาพในการ นำไปปรับใช้หรือขยายผล ไปยังหน่วยงานอื่นที่มีบริบทการทำงานคล้ายคลึงกัน ทั้งยังสามารถใช้เป็นข้อมูลพื้นฐานในการพัฒนานวัตกรรมในรูปแบบอื่น เช่น สื่อดิจิทัล หรือชุดฝึกอบรมออนไลน์ในอนาคต